ファシリテーションとは？ 会議を進めるポイント
会議をするうえで大切なのは「結果を出すこと」。結果を出すためには会議前からどんな構成にするか考えて会議を開催する必要があります。そのために必要なスキルがファシリテーションです。
この記事を読めば、ファシリテーションとは何か、ファシリテーションすることによってどんなメリットがあるかわかりますので、ぜひ最後まで読んでください。
ファシリテーションとは
- 集団で問題や課題を解決するために、認識を一致させたり、相互理解を促したりするサポートのことを指します。
ファシリテーター
- ファシリテーションをおこなう人をファシリテーターといいます（ただの司会ではありません）
ファシリテーターの役割
- ファシリテーションをおこなう人（ファシリテーター）は「司会進行役」と認識されることがありますが、厳密にいうと司会はあくまで役割の一部にすぎません。
- 参加者同士の議論を深めたり、感情の衝突をコントロールしたりしながら参加者をうまくまとめ、目的達成を目指すのがファシリテーターの役割であり、ファシリテーションの本質です。
ファシリテーションすることのメリット
- ファシリテーションによってお互いが遠慮なく意見を出し合える環境が作れれば、チームの結束力が増します。
- また、会議の質が向上することで、よりよいアイデアや意見が生まれる可能性も高まります。
ファシリテーションの本質と目的
- 「さまざまな価値観を持つ人を1つの目標達成へ導くこと」はファシリテーションの本質であり、重要な目的です。
- 企業で働く人たちがひとつの目標に向かって進むためには、話し合い、同じ方向を向いていないと達成は難しく、同時に組織を活性化するには異なる意見を持つ他者とぶつかりながら相互理解をくりかえし、新たな考えを共有していくことが重要です。
- このような会議では、ファシリテーターは参加者のそれぞれの意見や主張をたしなめたり、全員が分かりやすいようにかみ砕いて説明したりすることが重要です。
- 議論の材料を用意することで全員が発言しやすいように準備をしたり、最終的にどのような合意形成がなされたのかをまとめたりするのもファシリテーターの役目です。
- ファシリテーターが参加者をうまくまとめられれば、会議で議論が活発に交わされます。
- その結果新たな考え方やアイデアを全員が共有でき、目標達成に大きく近づきます。
- 有意義な会議の時間にするためにも、ファシリテーターおよびファシリテーションは重要な意味を持っています。
会議を進めるファシリテーションに必要なポイントと進め方
- 会議をサポートするには、ファシリテーションのポイントを押さえて進めていく必要があります。
会議の準備
- ファシリテーションにおいてまず大切なのは、「場をデザイン」することです。
- 参加者の本音を引き出すには、お互いが話しやすい環境づくりが欠かせません。
- 事前に資料を揃えて“議論の材料になる情報”をピックアップしておく
- 使用するツールやフレームワークの準備する
- 会議室のレイアウトを議論しやすい形にしておく
- 参加者がどういう人たちなのかということを把握しておく→考え方の傾向や役職、立場、参加者同士の関係性などを知ることで、会議の進め方や用意すべきものが明確になります。
- 全員が参加しやすい場になるよう、会議の環境づくりを工夫する。
目的・ゴールを定める
- ファシリテーションでは会議の目的地（ゴール）を定めることが重要です。
- 会議の目的や人選、進め方や段取りを事前に決めておき、参加者に共有します。
- 目標・目的を共有することで会議の論点や議論の進め方などが逸れにくくなり、全員がゴールに向かって有意義な話し合いを進められます。
- あらかじめ意見を用意して出し合うことで意見を考える時間を議論に使えるようになるので、さらに発展的な議論が生まれ、複数の意見を組み合わせた新たな発想・アイデアが誕生する可能性も高くなります。
質問のしやすい環境を整える
- 話し合いが始まったら、より多くの意見・考えを引き出すことが大切です。
- 意見の交換と質問により議論を活性化させ、参加者同士が本音を「発散」することでアイデアが広がったり、結論に対し納得しやすくなったりする効果があります。
- 全員が意見や質問をしやすい環境を整えるには、ファシリテーターが参加者の発言を受け止めたり促したりしながら、排他的な空気を作らないように進めていくことが重要です。
- 「意見と意見をつなげていき、全員が幅広い視点で考えられるような流れを作ること」が理想的です。質問がなかなか出ない場合や疑問が解決されないような場合は、ファシリテーターが質問を深ぼり（更問）するなどして、参加者全員が質問しやすい空気を作りましょう。
中立の立場を貫く
- 会議の主役は「参加者」であり、参加者全員が主体性を持って話し合う必要があります。
- そこでファシリテーターが誰かの意見に肩入れをしたり、特定の意見に対し反対をしたりすることは好ましいことではありません。
- ファシリテーターが議論に入り込んでしまうと、冷静さを失って周りの状態や事の推移が見えにくくなります。
- ファシリテーターはあくまで中立の立場を貫くことが重要です。
- 多数派・少数派の意見のどちらにも耳を傾け、議論を深めつつまとめ上げていきます。
- 目標とするゴールが自分の意見と同じ方向であれば、そちらに導いても中立を崩したことにはなりません。
タイムコントロール
- ファシリテーターは「発散」させた意見を「収束」にもっていきます。
- 最後に発表や報告をおこなうケースは多くあります。
- ファシリテーションでは時間管理をし、一定時間内に終わらせてもらうことが大切です。
- だらだらと長く話していても情報量が多くなり、十分な議論を交わすことなく重要な決定がおこなわれたり、次の会議に持ち越しになってしまったりすることは避けなければなりません。
- ファシリテーターは十分な議論をする時間を確保するために、報告や発表といった時間のコントロールをすべきです。
- それぞれの発表に対し持ち時間を設定し、短く要点を押さえた報告をしてもらうよう働きかけましょう。
- 時間を超えても話が止まらないようなら、遠慮せずストップさせてください。
- ファシリテーター自身が場と時間両方の管理をするのが難しい場合は、別途タイムキーパーを誰かに担当してもらったりするのも良い方法です。
- プロジェクター等がある場合には、PC画面のストップウォッチを投影する方法もあります。
発言者が偏らないようにする
- トップに近い立場の人や発言力が強い人の意見ばかりが目立ちやすい傾向にあります。
- 発言が偏ってしまっては会議の意味がありません。
- 自由かつ十分な意見交換することが重要です。
- 1人ずつ順番に発言をしてもらったり、各々に考えをまとめてもらう時間を設けてから意見交換をスタートしたりするなどのファシリテーションが必要です。
- 参加者全員がフラットに話せるような場を作ることを意識する必要があります。
発言が続かない場合は引き出す
- 会議の参加者には遠慮して意見をいい出せないという人たちも多くいます。
- その人たちの意見の中には、社員それぞれの思いや真実、会社の業績アップにつながるヒントが隠れていることが多いのです。
- ファシリテーターは発言をしない人にも水を向け、発言を促すようにすることも必要です。
- ファシリテーションの目的とは「参加者から役立つ意見を引き出し」「会話し」「お互いを理解する」というものです。ファシリテーターがリーダーシップを発揮し、リードすることが必要です。
さまざまな意見を受け入れる
- ファシリテーターはどんな意見も否定せず、全て受け止めるようにします。
- 否定せずじっくりと耳を傾ける（傾聴する）ことで、間違いを恐れることなく発言できるようになる空気が生まれます。参加者から出た意見はホワイトボードに書き出していき、思考プロセスを可視化・共有化します。
- ホワイトボードに書き出すことにより、全員が発言を振り返りやすくなります。
- 同じ意見が出た場合は、「それってこのことですよね」とか確認しながらまとめていきます。テーマから外れた意見が出た場合には、ホワイトボードの隅にコーナーを作り、備忘として残して、発言者の意見を無視していないことをアピールします。
発言内容がわかりにくい場合はその場で整理する
- 「この人はいい発言をしているけれど、わかりにくい」というケースもよくみられます。優れた考察力・判断力・アイデアを持っていても、頭の中で考えていることを相手にわかりやすく伝えられるかどうかは別のスキルだからです。
- ファシリテーターは内容をわかりやすく整理して全員に伝え直してください。
- 話を推測して理解し、発言者の価値観を尊重した言い方に変換するのがポイントとなります。
- 「それってこういうことですか？」と発言者に確認しながらホワイトボードに書いていくことで、意見の真意を確認することができます。
合意事項を確認し整理する
- 会議終盤では、ファシリテーターが参加者から出たさまざまな意見を整理しながら、全員が合意できるように進行していきます。
- この時に「ゴールを今いちど明確にすること」が重要です。
- ターゲット、責任者（誰がやるのか）、具体的なアクション（何をするのか）等がはっきりしていなければしっかりと明確にしていきます。合意事項はホワイトボードに書いてまとめていき、「どの部門が何をすべきか」をはっきりとさせたうえで全員が共有します。
- 「決定事項が実行できている」ということが確認できれば、ファシリテーションが真の意味で成功したといえます。
最後に
- 有意義な会議のためにはファシリテーションが欠かせない
- 効率的で有意義な会議にするには、「メンバーそれぞれの意見を引き出し、整理し、まとめる」というファシリテーションが欠かせません。
どうしたら「意見を引き出せるか（発散）」、意見をどのようにまとめるか（収束）」
会議の終わりには合意形成されたものは何か、（誰が、何を、いつまでに実行するのか）を確認することでファシリテーションは終了します。
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