わかりやすい会議資料の作り方
会議をスムーズに進めるためには、わかりやすい会議資料を作成することが重要です。参加者に伝わりやすい資料を作成するためには、作り方のポイントを押さえておく必要があります。
わかりやすい会議資料を作成することによって得られる効果や作るときのポイントをご紹介します。
わかりやすい資料を作ることで得られる効果
まずは会議資料を作ることによって、次のような効果があります。
- 会議の内容が理解しやすくなる
- 会議資料を配布することで、参加者が会議の内容を理解しやすくなります。
- 説明の際に、すべての情報を口頭だけで正しく伝えるのは難しいものです。
- もしも、わかりやすく説明していたとしても、参加者が聞き逃してしまうこともあります。
- 内容の整理された会議資料が用意されていれば、口頭での説明が難しい部分や聞き逃した場合のフォローも可能です。
意思決定が迅速になる
会議資料が分かりやすくない場合、内容を理解するだけでも時間がかかり、論点について話し合う時間が少なくなり、意思決定にまでたどり着かないケースも出てきます。意思決定を迅速に行うためにも、わかりやすい資料作りにこだわる必要があります。
意思決定を迅速に行うための工夫としては、「何について、承認が必要か」「その論点は何か」ということを明確にしておけば、論点について説明することで承認が得やすくなります。
発表者がスムーズに説明を行うことができる
わかりやすい会議資料を作成することは、発表者が会議をスムーズに進めるためにも非常に重要です。参加者にとってわかりやすい資料を作成することで、内容に対する理解度が深まり、プレゼンテーションの質を高めることができます。
わかりやすい会議資料の作るときのポイント
わかりやすい会議資料を作るときのポイントは次の通りです
表紙 基本事項を記載する
「資料のタイトル・会議名・日付」などの基本事項を記載します。
最終更新日を必ず記載しておきましょう。修正が入った場合、最新版が確認できます。
「何が書かれているか」「会議の内容は何か」「最新版の資料か」が一目でわかるようにします。
基本構成の順に内容を組み立てる
資料作成の前に、まずは基本構成を考えます。理解しやすい構成例は、以下の通りです。
- 序文（課題や原因を提示）
- 本文（解決策・提案・効果・メリットの説明）
- 結論（結論やまとめ、最後に）
- その他（補足資料）
この構成に従う形で論理的にまとめることで参加者が理解しやすくなります。
5W2Hに従って情報をまとめる
会議資料には、「5W2H」を組み込むことが大切です。「Why（なぜ）・What（何を）・Who（誰が）・Where（どこで）・When（いつ）・How（どのように）・How Much（いくら）」の7項目を意識します。
会議によってはすべての項目が必要とは限りませんが、「5W2H」で考えると情報に漏れがないか確認するときにも役立ちます。
箇条書きで要点をまとめて、見やすくする
会議資料を長文ばかりで作成すると、参加者が読み込むのに時間がかかってしまいます。箇条書きを適宜利用し、要点をまとめておくことが大切です。
ビジュアル、図表はパッと見てわかるように
数値について説明するときは、文字だけではなく、簡単なグラフ、図表を、写真、イラストなどを挿入すると効果的です。
もっと良くなるプラスポイント
文字の大きさ
うちの会社は平均年齢が高いので、小さい文字は読めません。少し大きめの文字にすればポイントアップです。（ユニバーサルデザイン？）
ページを入れます
ページが入っていれば○ページです。と説明しやすいと思います。
色、装飾はシンプルに
文字を強調するために大きなフォントやカラーを使ったりしますが、シンプルにわかりやすく、色も3色くらいに抑えればすっきりとした文書に仕上がります。
最後に
わかりやすい会議資料をつくることで、聞くほうも発表するほうもストレスが少なくなります。自分なりのテンプレートを作っておけばいつでも使いまわせるので便利です。
会議での発表、頑張ってください。
コメント