業務手順書で誰でも同じ業務ができる/手順書作成で業務の標準化/連休も取れます

業務手順書は、企業や組織において重要な文書の一つであり、業務のスムーズな運営や品質管理、リスク回避などに貢献します。以下では、業務手順書の作り方について簡単に説明します。
業務手順書を作って仕事の標準化ができれば安心して、長期の連休をとれるようになると思います。

1.目的を明確にする
2.プロセスを分析する
3.テンプレートの作成
4.書き出しと確認
5.定期的な見直しと改善
6.チームで共有する
7.適切な保管と更新
8.まとめ

1.目的を明確にする

業務手順書の作成にあたっては、どのような業務を誰が、どのように行うのかを明確にする目的を明確にする必要があります。具体的には、業務の品質管理や効率化、人員配置や研修など、目的に応じて必要な内容や規模を考慮して決定します。

2.プロセスを分析する

業務手順書を作成するにあたって、実際の業務プロセスを詳細に分析する必要があります。業務の開始から終了までの一連の工程や手順、必要な書類やツール、チェックポイントや修正点などを把握し、明確にしていくことが重要です。

3.テンプレートの作成

業務手順書を作成する前に、テンプレートを作成しておくことが効果的です。テンプレートには、企業や組織のルールやスタイルに合わせた見出しや書式、項目、表や図などを事前に設定しておくことで、一貫性を保ちやすくなります。

4.書き出しと確認

業務手順書を作成する場合は、細かい手順や注意点を詳細に書き出し、記述することが重要です。また、文書の内容や言葉遣いなどにも十分に注意を払い、後での修正や改善に備えます。作成後には、必ず内容を確認し、誤字脱字や漏れがないかをチェックし、関係者に対してフィードバックを取り入れることが重要です。

5.定期的な見直しと改善

業務手順書は、業務が変更された場合や、新しい要件が生じた場合に、定期的に見直しと改善を行うことが大切です。また、作成した業務手順書を適切に管理することで、業務プロセスの品質や効率を向上させることができます。具体的には、新しい工程や手順の追加や削除、必要な書類やツールの変更、チェックポイントや修正点の見直し、改善の提案やフィードバックの反映などを行います。

6.チームで共有する

業務手順書は、業務の遂行者や管理者、監査役などが共有し、参照することができるようにすることが重要です。また、新しいメンバーの研修やOJT（On the Job Training）の教材としても活用することができます。

7.適切な保管と更新

業務手順書は、企業や組織の重要な資産の一つであるため、適切な保管と更新が必要です。電子文書として保存する場合は、適切なデータ管理とセキュリティを確保し、紙文書として保存する場合は、適切なファイリングシステムを構築し、保管期間や廃棄の基準に従って管理します。また、業務手順書が時代遅れにならないよう、適宜更新を行い、最新の内容を反映させることが重要です。