上手に伝わる話し方の7つのコツ/会議、報告で分かりやすい伝え方

上手に伝わる話し方の7つのコツ

話すのが上手な人の特徴と今すぐできること
この記事は次のような方に
仕事を教えてくれるときにいつも分かりやすく伝えてくれるあの人みたいになりたい
会議・プレゼン・上司への報告時に伝えたいことがきちんと伝わる話し方をしたい

何を伝いたいのかを明確にし、要点を絞る。
「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と多くの内容を盛り込むと、聞き手の記憶に残らなくなります。

何を伝えたいかが明確になったら、余計な話題は控え、要点を筋道立てて話すように努めます。

「導入」「本論」「結び」で構成します。情報量を増やし過ぎないようにし、シンプルな構成で話せるようにします。
導入で聞き手の関心をつかみ
本論で内容を伝え
結びで最も伝えたいことを再度繰り返すことで効果的に伝えられます。

誰にでもわかりやすい言葉でシンプルに結論を伝えます。「伝えたいことは一つです」など、結論と全体の流れをまず伝えることが大切です。

論理的に物事を伝えるために、「5W1H」を考慮した構成で話すと効果的です。
「いつ（When）」「どこで（Where）」「だれが（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どうやって（How）」が、要素として入っているかを確認して下さい。

ビジネスにおいては、事実だけではなく自分の意志も伝えることが大変重要です。
ミスを発生させた場合には、現状や原因だけを報告するのではなく、「どう解決するか」「どのようにして再発を防止するか」という意志を伝えることが大切です。

具体的に話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。たとえば、「できるだけ早く」と抽象的に指定しても、期日が決まっている業務の後回しにされてしまいます。具体的にいつなのか、「○月○日の○時まで」と数字を使って示します。

相手がどの程度理解できているかを確認しながら話します。一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手には伝わりません。聞き手が興味をしめしているかなどを観察しながら話します。相手の理解度が低い場合には、自分の伝え方を見直してください。

話すのが上手な人のツボを押さえて話しています。

記憶に残りやすい言葉を選んでいる
話すのが上手な人は、記憶に残りやすい言葉を選び話しています。専門用語などの難しい言葉を使うと、分かりにくく伝わりにくくなります。
聞き手に共感している事がわかる
話し手が聞き手に共感している事がわかるため、話が上手く伝わります。一方的になりがちなコミュニケーションは相手に伝わりにくいです。聞き手に合わせて態度や表情を変えることは、聞き手にも伝わり、話を受けとめられやすくなります。
例え(たとえ)話がわかりやすい
難しい話をするときに、たとえ話を交えながら話しています。たとえ話しを入れることで、聞き手の興味を引けます。